C.1 Aandachtspunten Communiceren met ouders

C.2 Competenties van de (interne) begeleider voor invoering van 1-zorgroute

C.3 Competenties leraar voor de uitvoering van 1-zorgroute

C.4 Format Teambespreking uitgangspunten HGW

C.5 Jaarrooster Zorg School

C.6 Matrix HGW Schoolontwikkeling

Herkomst/bron: Bouma en Van Meersbergen (2017).

Toelichting: De matrix HGW Schoolontwikkeling dient om, met behulp van de kennis en praktijkervaring van sleutelfiguren uit de eigen organisatie een innovatie, de implementatie en de borging ervan op organisatieniveau te monitoren. Een focusgroep selecteert thema’s, ordent deze naar belang en onderlinge samenhang, die gestructureerd gevolgd gaan worden. In de matrix HGW Schoolontwikkeling staan in horizontale richting de gekozen onderwerpen of kernbegrippen en in verticale richting de principes van handelingsgericht werken. De gekozen kernbegrippen worden kritisch-reflectief langs de meetlat van de eigen organisatie gelegd. Die meetlat is afgeleid van de principes van handelingsgericht werken. Met behulp van deze matrix wordt de dagelijkse praktijk van ondersteuning onderbouwd en een gemeenschappelijk referentiekader ontwikkeld. Hierdoor wordt op een bewust niveau gecommuniceerd en de focus gericht op de bovenliggende vraag: hoe handelingsgericht een organisatie (al) werkt of wil werken?

Verwijzing naar hoofdstukken: 3.6, 6.6, 7.4. (Tweede druk)

Gebruiksaanwijzing: Ter voorbereiding op een gesprek met de focusgroep vullen alle leden de matrix in. Tijdens het gesprek geven de leden om de beurt, zonder interrupties van de andere leden, de antwoorden van hun eigen matrix. Na deze ronde wordt op verzoek meer uitleg of toelichting gegeven. Hierop volgt een dialoog waarin wordt bepaald wat er gemeenschappelijk ingevuld in de matrix HGW Schoolontwikkeling. Binnen de eigen organisatie is er een hulpmiddel beschikbaar om op alle niveaus zichzelf steeds ‘de maat’ te nemen met de vraag: Hoe handelingsgericht zijn we (al) en brengen we alle zeven uitgangspunten voldoende met elkaar in de praktijk?

Hieruit volgen nieuwe vragen en punten voor doorontwikkeling. Ook dit vormt onderdeel van het proces handelingsgericht werken aan schoolontwikkeling.

C.7 Matrix arrangement beschrijving

Herkomst/bron: De Vries en De Vries (2016).

Toelichting: Dit hulpmiddel om arrangementen te beschrijven heeft als doel alle beschikbare informatie uit alle op school aanwezige documenten in dit format te ordenen, zodat overzichtelijk en inzichtelijk wordt hoe het arrangement voor de leerling ontworpen is. We zien documenten en informatie die samenhangen met een arrangement voor een leerling: formulieren, begeleidingsplannen, opp’s, rapporten en gespreksverslagen. Veel van deze documenten zijn door de school zelf vastgesteld of ontwikkeld. Daarnaast treffen we documenten aan die opgesteld zijn door externe instanties. De aspecten die we in de matrix terugvinden zijn een mix van bestaande tradities uit de rugzakbegeleiding en van arrangementen die een bredere en kritische kijk geven op dat wat de school aanbiedt. Dit hulpmiddel helpt om kritisch te kijken naar de intensiteit en tijdsduur: soms kort en intensief in andere gevallen langdurig en minder intensief. Tevens wordt de vraag gesteld wie er als doelgroep benoemd kan worden in het arrangement: Betreft het alleen de leerling? Of ook andere leerlingen? Of groepjes leerlingen? Of de leraar? Of de hulpverleners? Deze matrix nodigt uit om flexibel om te gaan met het arrangement, zodat het optimaal afgestemd kan blijven op de onderwijsbehoefte van de leerling of leerlingen en de ondersteuningsbehoefte van de betrokken professionals.

Verwijzing naar hoofdstukken: 2.4, 2.6, 2.7, 3.6. (Tweede druk)

Gebruiksaanwijzing: Invullen met de mensen die overzicht hebben over de totale onderwijsleeromgeving en de onderliggende algemene en specifieke onderwijsbehoeften van deze leerling(en). Doorloop volledig en kritisch-evaluerend dit hulpmiddel, kopje voor kopje. Betrek hierbij ook de vraag of er, en zo ja welke, ondersteuningsbehoeften er zijn voor deze betrokken professionals?

Uren – beschikbare tijd

Beschrijf hier op welke wijze de extra aandacht voor de leerling wordt georganiseerd in         de   tijd? Is er structureel extra tijd of aandacht georganiseerd? Met welke tijdsomvang? Met welke frequentie? Zijn er ‘extra handen’ beschikbaar? Op welke momenten worden deze ingezet? In de groep? Buiten de groep?

Materialen – methodieken – faciliteiten – ruimte & aanpassingen

Noteer welke materialen of methodieken/methodes worden in het arrangement worden ingezet? Wordt er gebruik gemaakt van aangepaste (werk-)plekken, materialen, methodieken of eventuele aanpassingen op het gebied van de fysieke omstandigheden (ruimte, gebouw, ict, etc.)?

Expertise leraar – interne begeleiding of ondersteuning – specialisten in de school

Beschrijf de voor deze leerling of leerlingen relevante en beschikbare deskundigheid binnen de school. Is er professionalisering, coaching of teamscholing geweest, gericht op de achtergronden van deze leerling? Zijn er specialisten binnen de school die specifieke deskundigheid hebben opgedaan of is er specifieke kennis voorhanden bij de interne begeleider of andere collega’s?

Betrokken externen & samenwerking

Hier kan een inventarisatie gemaakt worden van professionals van externe instanties die bij de begeleiding van deze leerling betrokken zijn. Vindt deze begeleiding binnen of buiten de school plaats? Op wie is de ondersteuning of begeleiding gericht: op de leerling, leerlingen, de leerkracht? Hoe frequent wordt overleg gevoerd of geëvalueerd? In welke samenstelling?

Faciliteiten externe specialisten (beschikbare tijd – materialen – programma’s – etc.)

Hier kan geïnventariseerd worden hoeveel tijd externe deskundigen beschikbaar hebben voor de begeleiding van de leerling. Hoeveel tijd hiervan komt daadwerkelijk ten goede aan de directe begeleiding van de leraar of de leerling? Hoeveel tijd is gereserveerd voor overleg, rapportage? Welke programma’s, materialen of methodieken/methodes worden ingezet in het arrangement?

Ouders, leerling, zorg en ondersteuning in de privésfeer

Beschrijf hier op welke wijze er met de ouders en eventueel de leerling zelf wordt samengewerkt. Hoe wordt afgestemd, welke rolverdeling is er afgesproken? hoe vaak vindt er overleg plaats en op welke wijze wordt er geëvalueerd? Hiernaast kan genoteerd worden of er zorg, ondersteuning, therapie, begeleiding wordt geboden in de privésfeer van de leerling en waar deze uit bestaat.

Cognitie – leren – taal/spraak

Werk hier uit wat de leerling nodig heeft om zich optimaal te kunnen ontwikkelen binnen de school op het gebied van leren, taal/spraak? Wat is hierbij concreet de onderwijsbehoefte van de leerling? (instructie die…, oefeningen die…, materialen die…, een leerkracht die….., klasgenoten die…., een plek in de klas die….?) Heeft de school onderscheid gemaakt tussen de algemene onderwijsbehoefte van de leerling en specifieke onderwijsbehoeften bij de verschillende vakgebieden?

Sociale en emotionele competenties

Zijn er onderwijsbehoeften op het gebied van de SEL-competenties te benoemen? Is aan te geven op welke vlak deze onderwijsbehoefte vooral ligt?

Self-awareness (besef hebben van jezelf, omgaan met eigen gevoelens, gezond zelfvertrouwen)

Self-management (zelfregulatie, impulscontrole, doelgericht gedrag, omgaan met heftige emoties)

Social-awareness (empathie tonen, verschillen tussen individuen herkennen en hiermee om kunnen gaan, sociale cues juist interpreteren)

Relationship-skills (relaties kunnen aangaan en onderhouden, sociale druk kunnen weerstaan, conflicten oplossen)

Responsilble decision making (weldoordacht kiezen met de juiste aandacht voor jezelf, bijdragen aan positief klimaat in de groep, verantwoordelijkheid nemen voor het eigen gedrag)

Fysiek – motorisch – medisch

Noteer hier de ondersteuningsbehoeften op het gebied van medische verzorging, motorische ontwikkeling, fysieke ontwikkeling? Zijn er medische of verzorgende handelingen noodzakelijk die de school zelf niet kan/mag uitvoeren? Is er sprake van medicijngebruik? Is fysiotherapie geïndiceerd?

Executieve functies

Heeft de leerling specifieke onderwijsbehoefte op het gebied van executieve functies? Zo ja: op welk gebied dan vooral?

Denkvaardigheden (planning, prioritering, organisatie, timemanagement, werkgeheugen, metacognitie)

Taakgericht gedrag (reactie-inhibitie: eerst denken dan doen), emotieregulatie, volhouden/doorwerkvermogen/afleidbaarheid, taakinitiatie, flexibiliteit/taakgedrag of plan bijstellen of aanpassen, doelgericht doorzettingsvermogen/doel stellen/focus op doel)

Zelfredzaamheid – afhankelijkheid – participatie

Kan de leerling volwaardig participeren binnen de groep en deelnemen aan allerlei activiteiten binnen de school? Heeft de leerling hierbij specifieke ondersteuning nodig? Hoe staat het met de onderwijsbehoefte op het gebied van zelfredzaamheid? Is de leerling afhankelijk van anderen op het gebied van zelfredzaamheid (verplaatsen, verzorgen plekken/spullen, omkleden, eten/drinken etc.)

Duur

Hoe lang zou het arrangement binnen de school ingezet moeten worden? Wordt er gedacht aan een eenmalige interventie of een kortdurend arrangement? Of een arrangement dat enkele weken of maanden beslaat? Schat de school in dat structurele inzet van het arrangement gedurende de schoolloopbaan van de leerling noodzakelijk zal blijven?

Intensiteit

Beschrijf de concrete ideeën ten aanzien van de intensiteit van de extra ondersteuning? Hoe vaak per week? Met welke tijdsomvang? Kan deze intensiteit na verloop van tijd afgebouwd worden? Zijn er argumenten om te variëren in de intensiteit van de extra ondersteuning? Of is er behoefte aan een gelijkmatige inzet van extra ondersteuning?

Doelgroep

Op wie zou het arrangement (vooral) gericht moeten zijn? Leerling zelf? Andere leerlingen binnen de groep? De hele groep? De leerkracht? Het team van de school? Interne betrokkenen/specialisten? Ouders? Hulpverleners?

Bovenstaande suggesties zijn slechts een greep uit relevante vragen die bij het beschrijven van het arrangement van nut kunnen zijn. Vanzelfsprekend is dit overzicht niet volledig voor alle leerlingen.

C.8 RACSIT arrangement matrix

Herkomst/bron: De Vries en De Vries (2016).

Toelichting: De RACSIT arrangement matrix is een hulpmiddel bij schoolontwikkeling, veranderingsprocessen en projectmatig werken aan verandering. Het dient meerdere doelen binnen het verandermanagement van de school: het helpt om rollen, taken en verantwoordelijkheden inzichtelijk te maken en het helpt om de communicatie tussen alle betrokken professionals gestroomlijnd te laten verlopen rondom innovatie- en implementatieprocessen.

De hier getoonde matrix gebruikt zes letters die staan voor zes verschillende rollen, ook wel actoren genoemd:

R   = Responsable: deze persoon is verantwoordelijk voor een bepaalde taak.

A   = Accountable: de persoon die eindverantwoordelijk is, aan wie verantwoording schuldig is.

C   = Consultant: degene die advies kan geven of geraadpleegd kan worden.

S   = Supportive: deze persoon of personen bieden technische of praktische ondersteuning.

I     = Informed: degenen die geïnformeerd moeten worden, op de hoogte moeten blijven.

T   = Task: de persoon die specifieke taken uitvoert binnen een project.

Het RACSIT-model maakt visueel hoe de taken, rollen en verantwoordelijkheden verdeeld zijn. Zo kan voorkomen worden dat het onduidelijk is wie precies voor welke taak verantwoordelijk is. Het gezamenlijk invullen van dit model draagt er bovendien toe bij dat er meer draagvlak zal zijn dan wanneer taken van bovenaf verdeeld zijn. Hiernaast is het opdelen van een project in deelprojecten of activiteiten vaak erg verhelderend. Zo is direct duidelijk wat er allemaal bij komt kijken, hoe deze deelactiviteiten zich tot elkaar verhouden en wie waar precies verantwoordelijkheid voor draagt.

Een laatste voordeel is dat in de matrix goed te zien is wie geïnformeerd moet worden, zodat de communicatie soepel kan verlopen en men geen personen over het hoofd kan zien.

Verwijzing naar hoofdstukken: 2.4, 2.5, 2.6, 2.7, 3.6, 6.2, 6.5. (Tweede druk)

Gebruiksaanwijzing: In passend onderwijs werken we met een diversiteit aan arrangementen. In dit overzicht worden de rollen en de taken ingevuld zoals deze in de praktijk afgesproken en verdeeld zijn over de professionals (binnen en buiten de school). In de rij bovenaan de matrix worden de verschillende medewerkers, actoren, rollen of functionarissen benoemd. In het algemeen is het gebruikelijk om te beginnen met de personen die deel uitmaken van de school of organisatie. Daarna volgen degenen die van buiten de school bij een bepaald project betrokken zijn. In de linkerkolom worden de deelprojecten of activiteiten benoemd.

C.9 Checklist Argumentatie handhaving of verwijzing leerling

Herkomst/bron: SWV Unita en Elan (2020);  De Waard, Van de  Heuvel, Van Dijck, Pameijer, Rootlieb & Vos (2021); bewerkt door Bouma & Van Meersbergen (2022).

Toelichting: Het komt voor dat er verschil van inzicht bestaat in het team over het beeld van een leerling. Hoe ernstig is het leertekort, hoe druk is het gedrag, hoe laag is de inzet/motivatie? Hoe vaak moeten de anderen in de klas nog rekening houden met…? Of de verzuchting “De leerkrachten hebben alles al geprobeerd”. Of “Dat ze daar niet voor zijn. Het gaat niet  langer om nog meer observaties  voor een brede beeldvorming daarvoor zijn andere hulpmiddelen in dit boek opgenomen of volg de fasen van toepassing handelingsgerichte diagnostiek. In het kader overzicht-inzicht-uitzicht volgt de afweging tot hoever je als school, ouders, leerlingen kunt bieden wat nodig is aan ondersteuning van de leerling (Zolang als)? De opmerking “Die leerling hoort op speciaal onderwijs thuis” zal eerst beargumenteerd en onderbouwd moeten worden. Daar is dit hulpmiddel voor bedoeld.  Per rubriek worden voor- en tegenargumenten geformuleerd door de betrokkenen. De afweging volgt wanneer verwijzing echt aan de orde is (Zodra wanneer). Er wordt in gezamenlijkheid een met argumenten onderbouwd besluit genomen: handhaven of verwijzen?

Verwijzing naar hoofdstukken: 3.1, 3.6, 4.6, 7.3.

Gebruiksaanwijzing: zet dit hulpmiddel in bij aanhoudende vragen rond leervoorwaarden, leerbaarheid leerling, of voortdurende ruzies in de klas met klasgenoten of de leerkracht(en). Ga met het (bouw)team en intern begeleider in gesprek, wissel argumenten uit voor en tegen handhaving en vul met elkaar dit formulier in. Betrek ook de leerling en de ouders erbij. Zo werk je preventief en indien nodig volgt verwijzing. Ook ter voorbereiding op een mdo kan dit formulier de argumenten leveren voor een goed inhoudelijk overleg of een verwijzing.